Regulamin organizacyjny
Ilość odsłon: 12142
|
|
|
|
Załącznik do zarządzenia Nr 9/2002 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 10.12.2002 r.
R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y
U R Z Ę D U M I A S T A i G M I N Y F R O M B O R K
Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Zadania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy
i Skarbnika Gminy
Rozdział III Struktura organizacyjna Urzędu Gminy
Referaty:
III.1. Referat Organizacyjny
III.2. Referat Planowania i Finansów
III 3. Referat Gospodarki Terenowej
III.4. Urząd Stanu Cywilnego
III.5. Samodzielne stanowiska
Rozdział IV Tryb pracy urzędu
Rozdział V Organizacja przyjmowania i załatwiania indywidualnych
sprawa obywateli w tym skarg i wniosków
Rozdział VI Organizacja działalności kontrolnej
Rozdział VII Zasady podpisywania dokumentów
Rozdział VIII Postanowienia końcowe
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE:
§ 1
Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Frombork, zwany dalej „Regulaminem”, określa:
- organizację wewnętrzną Urzędu,
- zakresy czynności referatów i stanowisk pracy,
- podział zadań i kompetencji pomiędzy członków kierownictwa urzędu,
- zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwiania spraw.
§ 2
Ilekroć w regulaminie jest mowa o: gminie, statucie, radzie, burmistrzu, z-cy burmistrza, sekretarzu, skarbniku i urzędzie – należy przez to rozumieć: Gminę Frombork, Statut Gminy Frombork, Radę Gminy Frombork, Burmistrza Gminy Frombork, Zastępcę Burmistrza Gminy Frombork, Sekretarza Gminy Frombork, Skarbnika Gminy Frombork i Urząd Gminy Frombork.
§ 3
1.Urząd jest jednostką organizacyjną gminy powołaną do wykonywania należących do zakresu działania Burmistrza zadań publicznych o znaczeniu lokalnym:
a/ własnych wynikających z ustawy,
b/ zleconych z zakresu administracji rządowej, na mocy ustaw,
c/przejętych w drodze porozumień zawartych z właściwymi organami administracji rządowej na podstawie upoważnienia Rady,
d/ innych wynikających z ustaw szczególnych, uchwał organów gminy, porozumień komunalnych.
2.Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
3.Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
4.Urzędem kieruje Burmistrz.
5.Siedzibą Urzędu jest miasto Frombork.
6.Urząd działa na podstawie :
a/ ustawy z dnia 8 marca 1990r. – o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.),
b/ Statutu Gminy,
c/niniejszego regulaminu,
d/ aktów wydawanych przez organy gminy,
e/ innych przepisów szczegółowych.
ROZDZIAŁ II
ZADANIA BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA I SKARBNIKA
§ 4
1.Burmistrz Gminy, kieruje Urzędem przy pomocy Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Gminy.
2.Burmistrz sprawuje funkcję administracji samorządowej I instancji w zakresie zadań własnych i zleconych.
3.Zadania Burmistrza:
1/pełnieni funkcję pracodawcy dla pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy;
2/jest terenowym organem obrony cywilnej;
3/reprezentuje gminę na zewnątrz i prowadzi negocjacje w sprawach dotyczących gminy,;
4/nadzoruje realizację budżetu;
5/składa oświadczenia woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy;
6/uczestniczy w pracach związków i porozumień międzygminnych;
7/załatwia wnioski oraz udziela odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
8/reprezentuje gminę i jej organy w postępowaniach sądowych i administracyjnych, a także przed Trybunałem Konstytucyjnym i organami administracji rządowej;
9/jest zwierzchnikiem służbowym wobec wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
10/realizuje politykę kadrową i wspólnie z Sekretarzem Gminy odpowiada za przestrzeganie przepisów związanych ze stosunkiem pracy;
11/czuwa nad tokiem i terminowością wykonania zadań Urzędu;
12/wydaje decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
13/udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji;
14/przyjmuje ustne oświadczenia woli spadkodawców;
15/przedkłada Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady Miejskiej Gminy w ustawowo oznaczonym terminie;
16/nadzoruje realizację zadań zleconych w zakresie administracji rządowej oraz przyjętych w ramach porozumień;
17/przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków;
18/wydaje zarządzenia wprowadzające w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu (np. instrukcję obiegu dokumentów, regulaminy funduszu nagród, socjalnego, mieszkaniowego, pracy);
19/odpowiada za ochronę informacji niejawnych wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w Urzędzie;
20/wykonuje inne zadania, zastrzeżone do kompetencji Burmistrza przez przepisy prawa oraz uchwały Rady Miejskiej Gminy.
§ 5
1.Zastępcy Burmistrza wykonuje zadania Burmistrza w czasie jego nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia obowiązków.
2.Realizuje zadania wyznaczone mu przez Burmistrza.
3.Kontroluje działalność Referatów oraz jednostek pomocniczych Gminy.
4.Pełni funkcję rzecznika prasowego Urzędu.
5.Przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków.
6.Promocja miasta i gminy.
7.Realizuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 6
1.Sekretarz, prowadzi sprawy gminy powierzone przez burmistrza w jego imieniu.
2.Sekretarz wykonuje funkcje kierownika administracyjnego Urzędu, zapewnia sprawne jego funkcjonowanie, warunki jego działania, a także organizację pracy.
Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1/informowanie Burmistrza o konieczności dokonywania zmian personalnych;
2/opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk;
3/nadzorowanie dyscypliny pracy pracowników samorządowych;
4/prezentowanie nowo przyjętych pracowników;
5/dbanie o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenie;
6/opracowywanie aktów wewnętrznego zarządzania;
7/zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego i obwieszczeń na terenie gminy;
8/nadzór na przygotowywaniem projektów uchwał rady gminy.
9/nadzorowanie kompletowania dokumentacji z pracy Rady Gminy.
10/nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków;
11/nadzór nad prawidłowym trybem załatwiania interpelacji i wniosków radnych;
12/nadzór nad przestrzeganiem zasady terminowego i rzetelnego załatwiania spraw obywateli;
13/nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnych;
14/przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców;
15/wydawanie zaświadczeń i poświadczeń urzędowych;
16/wydawanie z upoważnienia burmistrza decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
17/organizacja kontroli wewnętrznej w Urzędzie.;
18/branie udziału w sesjach gminy;
19/pełnienie funkcji kierownika Referatu Organizacyjnego oraz pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu;
20/realizacja innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 7
1.Skarbnik gminy jest głównym księgowym budżetu gminy.
2.Do zadań skarbnika należy:
1/kierowanie referatem finansów;
2/nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy oraz składanie informacji burmistrzowi;
3/opracowanie projektu budżetu
4/przygotowywanie projektów uchwał w sprawach związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej gminy, podatków i opłat lokalnych;
5/opiniowanie decyzji mogących wywołać skutki finansowe dla budżetu gminy;
6/nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne jednostki organizacyjne;
7/analiza wykorzystanych środków, przydzielonych w formie subwencji i dotacji oraz środków pozabudżetowych i innych, będących w dyspozycji gminy;
8/opracowanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Burmistrza dotyczących prowadzenia rachunkowości;
9/kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych;
10/współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;
11/sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwał Rady Gminy, dotyczących budżetu;
12/udział w sesjach gminy;
13/dbałość o mienie komunalne gminy i podejmowanie przewidzianych prawem działań na rzecz zwiększenia dochodów budżetu gminy;
14/wykonywanie innych zadań, przewidzianych przepisami prawa oraz wynikających z poleceń i upoważnień Burmistrza.
ROZDZIAŁ III
STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU GMINY:
§ 8
1.Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2.Strukturę stanowisk w Urzędzie Gminy przedstawia załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
§ 9
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1.Kierownik Referatu Planowania i Finansów, którego funkcję pełni Skarbnik Gminy;
2.Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego Gminy.
§ 10
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1.Referat Organizacyjny. - „OR”
2.Referat Planowania i Finansów. - „PF”
3.Referat Gospodarki Terenowej. - „GT”
§ 11
III.1. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:
1/zapewnienie sprawnej organizacji funkcjonowania Urzędu i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem referatu;
2/prowadzenie spraw kadrowych ;
3/prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady;
4/nadzór i kontrola oraz koordynacja spraw związanych z korespondencją;
5/prowadzenie kancelarii i archiwum;
6/prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu od mieszkańców;
7/przyjmowanie interesantów w sprawach indywidualnych, w tym w sprawie skarg i wniosków, oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie do właściwych referatów i stanowisk pracy;
8/przygotowywanie pomieszczeń oraz obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza Zastępcę Burmistrza i Sekretarza;
9/dokonywanie zakupów oraz wydawanie pracownikom materiałów biurowych, prowadzenie gospodarki drukami;
10/prowadzenie zbioru aktów normatywnych i przepisów prawnych;
11/prowadzenie ewidencji zarządzeń dotyczących Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych;
12/zapewnienie przestrzegania instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt;
13/ewidencjonowanie protokołów i wniosków pokontrolnych;
14/wdrażanie informatyki do Urzędu;
15/współpraca z organizacjami pozarządowymi;
16/koordynacja w zakresie profilaktyki i patologii społecznej;
17/nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach biurowych;
18/prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego.
§ 12
III.2. Do zadań Referatu Planowania i Finansów należy:
1/opracowanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla gminy;
2/opracowanie projektów budżetu gminy oraz materiałów do podjęcia uchwał w sprawie absolutorium dla Burmistrza;
3/wykonywanie analiz ekonomicznych na potrzeby Burmistrza i Rady;
4/przygotowywanie projektów uchwał w sprawie dokonywania zmian w budżecie gminy i prowadzenie ewidencji tych zmian;
5/prowadzenie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;
6/dokonywanie okresowych analiz realizacji budżetu oraz przedstawianie wniosków zmierzających do poprawy i zachowania dyscypliny budżetowej;
7/sporządzanie sprawozdań finansowych;
8/prowadzenie księgowości Urzędu jako jednostki budżetowej oraz obsługa rachunków księgowych zadań inwestycyjnych, funduszy celowych i innych;
9/prowadzenie ewidencji mienia komunalnego;
10/udzielanie jednostkom podległym instruktażu w sprawach opracowywania i wykonywania budżetu sprawozdawczości oraz prowadzenia dokumentacji;
11/przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat;
11/prowadzenie ewidencji podatników;
12/przygotowywanie decyzji i postanowień dotyczących podatków i opłat;
13/przygotowywanie decyzji zmierzających do egzekucji administracyjnej należności pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego;
14/prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych;
15/proponowanie wniosków o umorzenia podatków, rozłożenie na raty lub przesunięcie terminu płatności należności podatkowych;
16/prowadzenie dokumentacji wymiarowej i rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów i odpisów;
17/wydawanie zaświadczeń o zaległościach podatkowych oraz wysokości dochodów uzyskiwanych z gospodarstw rolnych;
18/prowadzenie na wniosek komornika dochodzenia w celu ustalenia majątku i dochodów dłużnika;
19/współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbą Skarbową i Urzędem Skarbowym właściwymi dla Gminy;
20/prowadzenie obsługi kasowej Urzędu i zadań wynikających z funkcji organu podatkowego;
21/wykonywanie czynności związanych z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń i zasiłków, rozliczaniem z ZUS i Urzędem Skarbowym;
22/ewidencja i windykacja należności za użytkowanie wieczyste, dzierżawę terenu i opłat adiacenckich oraz za sprzedaż mienia komunalnego.
§ 13
III.3. Do zadań Referatu Gospodarki Terenowej
1/W zakresie gospodarki gruntami i planowania przestrzennego:
a/gospodarowaniem i zarządzaniem gruntami komunalnymi przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywaniem, oddawaniem w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd, sporządzeniem i rozwiązaniem umów w tym zakresie;
b/ustalenie wartości gruntów komunalnych oraz cen i opłat za korzystanie z nich;
c/przejmowanie od Skarbu Państwa na własność gminy gruntów i nieruchomości;
d/prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków;
e/ nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań gminy;
f/organizowaniem przetargów na nieruchomości komunalne;
g/tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy;
h/dokonywanie zmian w księgach wieczystych;
i/sporządzanie wniosków w zakresie gospodarki gruntami dla potrzeb planowania przestrzennego;
j/przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;
k/przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
l/prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu – prowadzenie rejestru decyzji w tej sprawie;
ł/prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego;
2.W zakresie inwestycji, budownictwa, gospodarki komunalnej i drogownictwa:
a/przygotowywanie zadań inwestycyjnych do realizacji;
b/realizacja zadań inwestycyjnych;
c/koordynacja prac związanych z inwestycjami i remontami realizowanymi przez gminę;
d/prowadzenie przetargów na realizowane zadania inwestycyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami;
e/opracowanie projektów planów finansowych i rzeczowych w zakresie budowy, modernizacji, utrzymania dróg oraz obiektów mostowych;
f/współpraca w zakresie eksploatacji dróg wojewódzkich i powiatowych;
g/organizowanie prac w związku z zimowym utrzymaniem dróg;
h/prowadzenie i aktualizowanie ewidencji dróg i mostów na terenie gminy;
i/określenie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne;
j/nadzór nad właściwym utrzymaniem kąpielisk;
k/prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska przyrodniczego gminy przed zanieczyszczeniami:
- nadzór nad właściwym utrzymaniem składowisk odpadów, zlecanie wykonawstwa robót,
- nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń komunalnych.
l/nadzór i ewidencja cmentarzy komunalnych;
ł/przygotowywanie i prowadzenie całokształtu prac związanych z ustawą o zamówieniach publicznych;
3.W zakresie rozwoju lokalnego i promocji gminy:
a/współudział w opracowaniu programów gospodarczych gminy;
b/gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promujących gminę na zewnątrz;
c/prowadzenie dokumentów organizacyjnych zakładów i jednostek gminnych;
d/prowadzenie dokumentacji promocyjnej i prowadzenie programów promocyjnych.
4.W zakresie robót publicznych:
a/organizowanie robót publicznych i interwencyjnych;
b/sprawowanie nadzoru nad wykonaniem robót;
c/prowadzenie ewidencji umożliwiającej rozliczanie powierzonych narzędzi i materiałów.
§ 14
III.4.Urząd Stanu Cywilnego;
Urząd Stanu Cywilnego realizuje zadania wynikające z ustawy o aktach stanu cywilnego, a w szczególności:
1/związane z bieżącą rejestracją urodzeń, małżeństw, zgonów;
2/wydawanie zezwoleń na zawarcie związku małżeńskiego poza stałymi miejscami zamieszkania oraz na skrócenie ustawowego terminu na zawarcie związku małżeńskiego;
3/przyjmowanie oświadczeń o: wstąpieniu w związek małżeński, powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, braku okoliczności wyłączających zawarcia małżeństwa, uznaniu dziecka, nadaniu dziecku nazwiska męża matki;
4/sporządzanie aktów stanu cywilnego;
5/wydawanie decyzji administracyjnych mających wpływ na zmianę zapisów w księgach stanu cywilnego;
6/prowadzenie, kompletowanie, przechowywanie oraz konserwacja wieczystych ksiąg stanu cywilnego;
7/prowadzenie korespondencji konsularnej z zakresu zdarzeń stanu cywilnego;
8/wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;
9/prowadzenie ewidencji ludności;
10/wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania;
11/prowadzenie spraw wojskowych, współdziałanie w zakresie powszechnego obowiązku obrony.
§ 15
III.5.Samodzielne stanowiska:
1. Stanowisko w zakresie spraw wojskowych i obrony cywilnej;
1/realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej, a w szczególności:
a/przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny;
b/współdziałanie z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi dla celów powszechnego obowiązku obrony;
c/prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami osobistymi i rzeczowymi na rzecz obronności kraju;
d/orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniu gospodarstwa rolnego i uznaniu za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny;
e/tworzenie formacji obrony cywilnej;
f/nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności
g/udzielanie przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodzin oraz pokrywanie należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych.
2/.Realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
3/.Realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczpospolitej Polskiej;
4/.Nadzór nad prowadzeniem kancelarii tajnej;
5/.Prowadzenie archiwum zakładowego.
6/.Pełnienie obowiązków pełnomocnika burmistrza ds. informacji niejawnych i ochrony danych osobowych.
2.Stanowisko ds. integracji europejskiej i promocji:
1/czynny udział w pracach integracyjnych z Unią Europejską;
2/przygotowanie uczestnictwa Fromborka w regionalnych, krajowych i zagranicznych imprezach gospodarczych i kulturalnych;
3/współudział i koordynacja działań różnych podmiotów /zakłady pracy, instytucje i organizacje pozarządowe/ w zakresie organizacji imprez kulturalnych;
4/współpraca z organizacjami pozarządowymi;
5/organizacja spotkań okolicznościowych i uroczystości organizowanych przez Urząd;
6/prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem funduszy ze środków zewnętrznych;
7/prowadzenie dokumentacji i programów promocyjnych;
8/gromadzenie i przygotowywanie materiałów w celu opracowania folderów, ulotek, tablic reklamowych itp. promujących gminę;
9/obsługa strony internetowej miasta Frombork;
10/planowanie w budżecie Gminy środków finansowych na promocje oraz dokonywanie okresowych analiz wykonania budżetu w tym zakresie.
3.Stanowisko ds. utrzymania zieleni miejskiej:
1/planowanie i stała modernizacja zieleni w mieście;
2/bezpośrednia praca przy utrzymaniu ich w okresie wegetacji i spoczynku;
3/organizacja i nadzór w zakresie utrzymania czystości terenów zielonych we współpracy z referatem gospodarki terenowej oraz firmami utrzymującą czystość w mieście;
4/planowanie i doradztwo w organizacji architektury na terenach zielonych;
5/doraźne obowiązki zlecone przez Burmistrza i Sekretarza Gminy.
ROZDZIAŁ IV
TRYB PRACY URZĘDU
§ 16
Czas pracy Urzędu:
1.Urząd pracuje we wszystkie dni robocze tygodnia od poniedziałku do piątku.
2.Czas pracy Urzędu wynosi 40 godzin tygodniowo.
3.W budynku Urzędu można przebywać tylko w czasie pracy Urzędu.
Przebywanie w Urzędzie poza normalnym czasem pracy dopuszczalne jest jedynie za zgodą Burmistrza lub Sekretarza Gminy.
4.Szczegółowy rozkład czasu pracy Urzędu w tygodniu oraz wykaz osób upoważnionych do przebywania w Urzędzie poza godzinami jego pracy i w dni wolne od pracy ustala Burmistrz w drodze zarządzenia.
§ 17
Czas przyjmowania interesantów:
1.Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu i o określonych godzinach.
2.Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Kierownicy Referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
3.Pracownicy pozostali przyjmują interesantów we wszystkich sprawach codziennie w godzinach pracy Urzędu.
ROZDZIAŁ V
ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI W TYM SKARG I WNIOSKÓW:
§ 18
1.Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego.
2.Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3.Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4.Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.
5.Sekretarz Gminy zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przedkładania ich Burmistrzowi Gminy.
§ 19
1.Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego.
2.Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
§ 20
1.Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1/udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;
2/rozstrzygnięcia sprawy, w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia;
3/informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich spraw;
4/powiadomienie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności;
5/informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydawanych rozstrzygnięć;
2.Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub telegraficznej.
§ 21
1.Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków odbywa się zgodnie z § 16 ust. 1.
2.Jeżeli w dniu, o którym mowa w § 16 ust. 1 przypada dzień ustawowo wolny od pracy to przyjmowanie interesantów odbywa się w najbliższym dniu roboczym.
3.W przypadku nieobecności Burmistrza w dniu przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmuje Zastępca Burmistrza Gminy.
4.W dniach i godzinach przyjmowania skarg i wniosków nie mogą być planowane inne prace /narady, posiedzenia, spotkania/ uniemożliwiające przyjmowanie interesantów.
ROZDZIAŁ VI
ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
§ 22
1.Kontroli w Urzędzie dokonują:
1/Burmistrz, Zastępca Burmistrza albo Sekretarz – na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk /w tym samodzielnych/ - w sprawach dotyczących działalności Urzędu;
2/Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych – w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników;
3/Skarbnik Gminy – w zakresie przyznanych uprawnień;
4/Komisja Rewizyjna Rady Gminy – we wszystkich sprawach dotyczących gminy, zleconych przez Radę Gminy oraz na podstawie planu pracy;
5/Przewodniczący Rady Gminy i Komisji Rady – w sprawach dotyczących i zakresu działania;
6/Burmistrz - w odniesieniu do kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych Radzie Gminy.
2.Kontrola wewnętrzna pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych dokonywana jest pod względem:
1/legalności, czytelności i zgodności z przepisami prawa w załatwieniu spraw;
2/terminowości i skuteczności załatwiania spraw;
3/celowości i gospodarności;
4/prawidłowość wykonywania czynności kancelaryjnych obiegu dokumentów i pobierania opłaty skarbowej;
5/przestrzegania porządku wewnętrznego i dyscypliny pracy .
3.Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstawanie oraz określenie sposobów naprawiania i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 23
1.Kontrole są jawne, co oznacza, że kontrolowany jest uprzedzony ustnie lub pisemnie o dacie i temacie kontroli.
2.Postepowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 21 ust. 2.
3.Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
4.Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 24
1.Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się protokół pokontrolny w terminie 7 dni od daty jej zakończenia.
2.Protokół pokontrolny powinien zawierać:
1/określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska;
2/imię i nazwisko kontrolującego /kontrolujących/;
3/datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;
5/imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko;
6/przebieg i wyniki czynności kontrolnych, a w szczególności wyniki kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole;
7/datę i miejsce podpisania protokołu;
8/podpisy kontrolującego /kontrolujących/ oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy;
9/wnioski oraz propozycje, co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3.O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.
§ 25
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia przyczyn.
§ 26
1.Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
1/osoba kontrolowana;
2/kontrolujący;
3/Sekretarz Gminy.
2.Sekretarz Gminy prowadzi pełną informację o wynikach wszystkich kontroli przeprowadzonych w Urzędzie.
§ 27
1.Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową, zawierającą odpowiednie elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego.
2.Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowe.
ROZDZIAŁ VII
ZASADY PODPISYWANIA DOKUMENTÓW:
§ 28
1.Wszystkie dokumenty wychodzące na zewnątrz podpisuje Burmistrz Gminy.
2.Na podstawie indywidualnych upoważnień Burmistrza dokumenty i pisma podpisują:
1/Zastępca Burmistrza;
2/Sekretarz Gminy;
3/Skarbnik Gminy;
4/Kierownik USC;
5/upoważnieni pracownicy w sprawach należących do ich zakresu działalności.
3.Obieg, rejestracja, znakowanie, używanie pieczęci urzędowych, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w zarządzeniu Nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędach Gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych.
ROZDZIAŁ VIII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE:
§ 29
Czynności biurowe i kancelaryjne reguluje instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.
§ 30
1.Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego zarządzenia.
2.Kierownicy Referatów mają obowiązek zapoznać pracowników z treścią Regulaminu w terminie 14 dni od daty wprowadzenia Regulamin przez Burmistrza, a nowo zatrudnionych – bezpośrednio przy przyjmowaniu do pracy.
3.Sekretarz oraz Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za egzekwowanie przestrzegania przez pracowników postanowień Regulaminu.
Załączniki:
regulamin_organizacyjny_-_05.03.2004.doc -> pobierz
Zarządzenie Nr 5/2004 z 05.03.2004
Rozmiar: 128KB
Data dodania: czwartek, 8 listopada 2007, godz. 14:57
Typ MIME: application/msword
regulamin_organizacyjny_-_31.12.2004.doc -> pobierz
Zarządzenie Nr 64/2004 z 31.12.2004
Rozmiar: 183KB
Data dodania: czwartek, 8 listopada 2007, godz. 15:02
Typ MIME: application/msword
regulamin_organizacyjny_-_06.08.2007.doc -> pobierz
Zarządzenie Nr 38/2007 z 06.08.2007
Rozmiar: 234KB
Data dodania: wtorek, 26 lutego 2008, godz. 10:05
Typ MIME: application/msword
regulamin_organizacyjny_-_05.10.2007.doc -> pobierz
Zarządzenie Nr 48/2007 z 05.10.2007
Rozmiar: 250KB
Data dodania: wtorek, 26 lutego 2008, godz. 10:06
Typ MIME: application/msword
regulamin_organizacyjny_-_07.07.2008.pdf -> pobierz
Zarządzenie Nr 36/2008 z 07.07.2008
Rozmiar: 134KB
Data dodania: czwartek, 27 listopada 2008, godz. 09:50
Typ MIME: application/pdf
regulamin_organizacyjny_-_15.04.2009.pdf -> pobierz
Zarządzenie Nr 24/2009 z 15.04.2009
Rozmiar: 135KB
Data dodania: wtorek, 10 listopada 2009, godz. 06:40
Typ MIME: application/pdf
|
|
|
